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Zur Beziehungspflege, Geschäftsanbahnung oder allgemeinen Repräsentation laden viele Unternehmen Geschäftsfreunde und Mitarbeitende zu Sport- oder Kulturveranstaltungen ein. Häufig halten sie dafür VIP-Logen vor, die sie nicht selten saisonweise anmieten. Um den Eingeladenen dadurch keine Steuerpflichten aufzubürden, wählen die Unternehmen regelmäßig die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Dabei stellt sich dann oft eine Vielzahl von Detailfragen, die teilweise erst gerichtlich geklärt werden. So hat der Bundesfinanzhof (BFH) kürzlich entschieden, dass Kosten für leer bleibende Plätze nicht in die Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer einfließen (Urteil vom 23.11.2023 – VI R 15/21).

Sachverhalt

Ein Unternehmen hatte jeweils für ein Jahr eine VIP-Loge mit 12 Plätzen in einer Veranstaltungshalle (ohne Bewirtung) angemietet. Dort fanden Konzerte, Sport- und andere Kulturveranstaltungen statt. Das Unternehmen lud Geschäftspartner und Angestellte zu verschiedenen Veranstaltungen in die Loge ein. Die Angestellten hatten dabei die Aufgabe, die Gäste zu betreuen. Bei einigen Veranstaltungen wurden nicht alle 12 Plätze genutzt.

Das Unternehmen optierte zur Pauschalversteuerung und teilte dabei die Gesamtkosten in Anlehnung an die Vereinfachungsregelungen der Finanzverwaltung (sog. VIP-Logen-Erlass) pauschal in einen steuerfreien Werbeanteil und einen grundsätzlich steuerpflichtigen Geschenkeanteil auf. Zudem kürzte es die Gesamtkosten um 1/12 für den Platz des Angestellten, der als Gastgeber teilnahm. Schließlich zog es noch die anteiligen Kosten für nicht genutzte Plätze ab.

Dem widersprach das zuständige Finanzamt und lehnte vor allem den Abschlag für Leerplätze und den betreuenden Angestellten ab.

Entscheidung des BFH

Der BFH bestätigte zunächst den Grundsatz seiner bisherigen Rechtsprechung zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, wonach nur Zuwendungen der Pauschalsteuer unterfallen, die bei den Empfängern zu einkommensteuerpflichtigen Einkünften führen.

Da leer bleibende Plätze bei niemandem zu einem Vorteil führen, ließ der BFH die Kürzung der Steuerbemessungsgrundlage insoweit zu. Auch akzeptiert der BFH einen Abschlag für die als Gastgeber fungierenden Angestellten, wenn sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens an der Gästebetreuung teilnehmen.

Darüber hinaus entschied der BFH, dass die Sachzuwendung in solchen Fällen in der Überlassung des einzelnen Logenplatzes besteht und dass die Aufwendungen des Einladenden für die Überlassung eines einzelnen Logenplatzes im Wege sachgerechter Schätzung zu ermitteln sind. Ebenso ist dann der davon steuerfrei bleibende Werbeanteil sachgerecht zu schätzen.

Bedeutung für die Praxis

Einladungen in VIP-Logen und ähnliche Zuwendungen an Geschäftsfreunde und Angestellte sind in der Praxis sehr verbreitet und ihre konkrete Ausgestaltung ist vielfältig. Deshalb hat die aktuelle BFH-Entscheidung hohe Praxisrelevanz.

Zugunsten der einladenden Unternehmen erlaubt der BFH eine differenzierte Beurteilung der Kosten und lässt den Abzug von Aufwendungen zu, die niemandem einen Vorteil bringen oder nicht zu steuerpflichtigen Einkünften bei den Empfängern führen. Das ist aber mit einer aufwendigeren Analyse der Kosten und entsprechender Dokumentation verbunden. Doch eine gute Planung und Belegvorsorge der einladenden Unternehmen kann sich am Ende bezahlt machen.

Obwohl die Bemessungsgrundlage zur Versteuerung von VIP-Logenplätzen einer vergleichbaren Regelung unterliegt wie die Bewertung von steuerpflichtigen Vorteilen anlässlich von Betriebsveranstaltungen kommt es hier im Ergebnis doch zu einem entscheidenden Unterschied: Leer bleibende VIP-Logenplätze mindern die Pauschalsteuer nach § 37b EStG beim einladenden Unternehmer, während nicht erscheinende Gäste einer Betriebsveranstaltung beim einladenden Arbeitgeber zu einer höheren Pauschalsteuerbelastung führen können.

Autorin

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Gesundheitsförderung hat sich in den letzten Jahren auch im Arbeitsumfeld etabliert (mehr dazu hier). Aktuell können Arbeitgeber ihren Beschäftigten jeweils bis zu 600 € im Jahr zusätzlich zum normalen Gehalt steuerfrei gewähren (§ 3 Nr. 34 EStG). Voraussetzung ist eine entsprechende Zertifizierung der Maßnahme. Die Steuerbefreiung erstreckt sich allerdings nicht auf Neben- und Zusatzleistungen, wie kürzlich der Bundesfinanzhof (BFH) entschied (Urteil vom 23.11.2023 – VI R 24/21).

Sachverhalt

Eine gemeinnützige GmbH veranstaltete in Kooperation mit anderen Arbeitgebern sog. Gesundheitstage für ihre Beschäftigten. Die Veranstaltungen erfüllten die Kriterien zur Anerkennung durch die Krankenkassen. Sie erstreckten sich über ein Wochenende und fanden außerhalb des Betriebs statt. Die Gesamtkosten der gemeinnützigen GmbH als Arbeitgeberin betrugen je teilnehmenden Beschäftigten unter 300 Euro und umfassten auch Unterkunft und Verpflegung.

Die Arbeitgeberin behandelte die Vorteile der Beschäftigten aus den Gesundheitstagen insgesamt als steuerfreien Arbeitslohn gemäß § 3 Nr. 34 EStG.

Entscheidung des BFH

Der BFH lehnte das ab. Mit Präventionsleistungen im Zusammenhang stehende unentgeltliche oder vergünstigte Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen eines Arbeitgebers sind nicht nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei.

Die Gesundheitstage durften nicht als einheitliche Maßnahme begünstigt behandelt werden. Vielmehr müsse jeder einzelne Vorteil gesondert darauf geprüft werden, ob er die Voraussetzungen einer Steuerbefreiung erfüllt. Selbst wenn § 3 Nr. 34 EStG auch einen Vereinfachungszweck mitverfolgt, so geht die Norm doch nicht so weit, sämtliche Vorteile steuerfrei zu stellen, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit Leistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung erbringt.

Bedeutung für die Praxis

Die BFH-Entscheidung schließt an die Ausführungen des Bundesministeriums der Finanzen (Schreiben vom 20.04.2021) an. So hatte sich die Finanzverwaltung bereits festgelegt, dass sie die Begünstigung von Gesundheitsmaßnahmen nur anerkennt, wenn die dafür entstandenen Kosten des Arbeitgebers konkret feststehen und nicht in einem Pauschalpreis zusammen mit Unterbringungs-, Verpflegungs- und Reisekosten enthalten sind.

Die Entscheidung macht noch einmal deutlich, dass die Steuerbegünstigung von Gesundheitsleistungen an strikte Voraussetzungen geknüpft ist und hinsichtlich Qualität, Zweckbindung sowie Zielgerichtetheit von Maßnahmen fast nahtlos an das Sozialversicherungsrecht anknüpft. Die Gestaltungsspielräume von Arbeitgebern sind also beschränkt. Um sich vor Steuer- und Beitragsnachforderungen zu schützen, sollten Arbeitgeber bei der Planung und Vorbereitung von Gesundheitsfördermaßnahmen genau prüfen, welche Vorteile sie ihren Beschäftigten steuerfrei gewähren können. Zudem ist auf eine saubere Dokumentation der Zertifizierung von Maßnahmen zu achten (u. a. Kurstitel, Kurs-Identifikationsnummer, von der Kursleitung unterschriebene Teilnahmebescheinigung, Mitarbeitererklärung über eventuelle Krankenkassenförderung).

Autorin

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Die Beauftragung einer Ein-Personen-Kapitalgesellschaft kann ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis des alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführers beim Auftraggeber begründen und bietet keinen wirksamen Schutz vor dem Risiko einer Scheinselbständigkeit. So entschied das Bundessozialgericht in gleich drei – kürzlich veröffentlichten – Entscheidungen.

Hintergrund

Beim Einsatz von  Soloselbständigen und der Inanspruchnahme von externer Beratung oder Dienstleistungen, aber auch Handwerkerleistungen stellt sich häufig die Frage, ob womöglich sozialversicherungsrechtlich von einer Scheinselbständigkeit auszugehen ist. Eine spätere Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung könnte dann im Nachhinein die Einordnung als selbständige Tätigkeit nicht anerkennen, was zu erheblichen Beitragsnachforderungen und Säumniszuschlägen führen würde.

Um diesem Risiko vorzubeugen hatte sich in der Vergangenheit eine Praxis entwickelt, bei der Beauftragte im Zweifel eine Ein-Personen-Kapitalgesellschaft gründeten und diese als Auftragnehmer „dazwischengeschaltet“ wurde. Auftragnehmer wurde also die neu gegründete Kapitalgesellschaft. Die vereinbarten Leistungen wurden gleichwohl durch die dahinterstehende, nun an der Gesellschaft allein beteiligte geschäftsführende natürliche Person ausgeführt.

Da nur eine natürliche Person sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein kann, sollte die Sozialversicherungspflicht auf diese Weise ausgeschlossen sein. Denn die leistende natürliche Person wird für ihre eigene Gesellschaft tätig. Auf diese hat sie wegen ihrer 100-Prozent-Beteiligung beherrschenden Einfluss und ist damit nicht sozialversicherungspflichtig. Eine Beschäftigung zwischen Auftraggeber und der geschäftsführenden Person entstehe aber mangels direktem Vertragsverhältnis nicht.

Dem schiebt das Bundessozialgericht (BSG) mit seiner neuen Rechtsprechung einen Riegel vor

Das BSG hat in drei Urteilen vom 20. Juli 2023 (B 12 BA 1/23 R; B 12 R 15/21 R; B 12 BA 4/22 R) entschieden, dass die an einer Kapitalgesellschaft allein beteiligte geschäftsführende Person auch dann sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein kann, wenn nur zwischen der Kapitalgesellschaft und dem Auftraggeber Verträge abgeschlossen wurden, die Tätigkeiten aber doch allein von einer hinter der Gesellschaft stehenden Einzelperson ausgeführt werden.

Das Fehlen von direkten Vertragsbeziehungen steht dem Beschäftigungsverhältnis beim Auftraggeber also nicht entgegen. Auch die grundsätzliche Trennung zwischen juristischen Personen und ihren Organen ändert daran nichts. Die Geschäftsführertätigkeit für die Gesellschaft schließt eine daneben ausgeübte Tätigkeit als Beschäftigter des Auftraggebers nicht aus.

In den drei entschiedenen Fällen waren natürliche Personen alleinige Gesellschafter und Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften in Form einer Unternehmergesellschaft (UG) oder GmbH. Diese Gesellschaften haben dann Verträge mit Dritten über die Erbringung von Dienstleistungen geschlossen. Konkret ging es um Pflegedienstleistungen und Beratungsleistungen. Die bei den Gesellschaften beauftragten Dienstleistungen erbrachten jeweils die alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer persönlich.

Das BSG stellt auf die jeweiligen Umstände des Einzelfalls ab

Eine pauschale Verneinung einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung allein aufgrund der vertraglichen Ausgestaltung lehnt das BSG ab. Vielmehr hängt die Beurteilung von einer Gesamtabwägung der konkreten tatsächlichen Umstände im Einzelfall ab. Es kommt auf die Art und Ausübung der Beschäftigung nach den allgemeinen Abgrenzungskriterien an, ob eine sozialversicherungspflichtige abhängige Beschäftigung bzw. ein Arbeitsverhältnis oder eine sozialversicherungsfreie selbständige Tätigkeit vorliegt. Die Beurteilung erfolgt also anhand der Vereinbarungen und der praktischen Durchführung, nicht aber nach der von den Parteien gewünschten Rechtsfolge.

Bedeutung für die Praxis

Die Entscheidungen des BSG haben Rechtssicherheit geschaffen. Die unter Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers erbrachte Tätigkeit des Alleingesellschafters einer Kapitalgesellschaft ist als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung zu werten. Die bloße Zwischenschaltung einer Kapitalgesellschaft ist nicht generell geeignet, die Sozialversicherungspflicht außer Kraft zu setzen.

Die Rechtsprechung des BSG bezieht sich auf Ein-Personen-Kapitalgesellschaften und ist auf Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und eigenen Angestellten nicht unmittelbar anzuwenden. Absolute Rechtssicherheit lässt sich indes nur über eine abhängige Beschäftigung erzielen, die kurzfristig oder projektbezogen befristet sein kann. Als Alternative kommt ggfs. eine Arbeitnehmerüberlassung über einen Verleiher mit Erlaubnis (für maximal 18 Monate) in Betracht.

Auftraggebern ist nun umso mehr zu raten, bei der Beauftragung von Dienstleistungen das Risiko einer Scheinselbständigkeit sorgfältig zu prüfen und dabei auch Kapitalgesellschaften einzubeziehen. Denn die spätere Annahme einer Scheinselbständigkeit kann für den Auftraggeber nicht nur die Pflicht zur Zahlung der rückständigen Sozialversicherungsbeiträge, sondern auch – sofern sich die finanzgerichtliche Rechtsprechung der des BSG anschließt – die Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer und unzulässigerweise vorgenommene Vorsteuerabzüge zur Folge haben. Spätestens jetzt wird man sich bei der Zwischenschaltung von Kapitalgesellschaften auch nicht mehr auf den guten Glauben an die Sozialversicherungsfreiheit berufen können, was Säumniszuschläge auf die nachzuentrichtenden Beiträge unvermeidbar werden lässt. Daneben muss der Auftraggeber im schlimmsten Fall mit strafrechtlichen Vorwürfen rechnen.

Zur Risikominimierung bedarf es also klarer Prozesse, unternehmensinterner Kontrollmechanismen, sorgfältiger Vertragsgestaltung, gut geschulten, risikobewussten Personals bei der Auftragsvergabe und sorgfältiger Dokumentation. Hierbei handelt es sich um ein wichtiges Compliance-Feld, für das die Unternehmensleitung direkt verantwortlich ist.

Im Rahmen der Implementierung eines Compliance-Management-Systems für den Steuerbereich (mehr dazu hier) können diese prozessualen und organisatorischen Anforderungen sichergestellt werden.

Autorin

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Als umweltfreundliche und gesundheitsfördernde Alternative zum Dienstwagen gewinnt die Überlassung von betrieblichen Fahrrädern an Beschäftigte schon seit einigen Jahren an Attraktivität und gehört inzwischen bei vielen Arbeitgebern zum Standardprogramm der Benefits für Beschäftigte. Häufig stellt sich dabei die Frage, ob auch Zubehör von der Begünstigung umfasst wird. Dazu hat die Finanzverwaltung jetzt Hinweise gegeben.

Hintergrund

Für die steuer- und beitragsrechtliche Behandlung einer Fahrrad-Überlassung kommt es insbesondere darauf an, ob diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt oder durch Gehaltsumwandlung erfolgt.

Steuer- und beitragsfreie Überlassung bei Zusatzleistung

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinen Beschäftigten ein Dienstrad zusätzlich zu ihrem eigentlichen Gehalt zur Privatnutzung zu überlassen. Wird das Dienstrad als freiwillige Arbeitgeberleistung zusätzlich zum eigentlichen Arbeitslohn überlassen, ist diese Leistung steuer- und sozialabgabenfrei.

Die Finanzverwaltung hat nun für die Praxis allgemeingültig festgestellt, dass sich die Steuerbefreiung auch auf Zubehör erstrecken kann. So wurde in den Lohnsteuerrichtlinien 2024 unter den Hinweisen das Stichwort „Zubehör“ aufgenommen. Zubehör umfasst alle unselbstständigen Einbauten, d. h. fest am Fahrradrahmen oder anderen Fahrradteilen verbaute Teile. Unter begünstigtes Zubehör fallen z. B. Fahrradständer, Gepäckträger oder verbaute Schlösser. Hierbei ist es für die Steuerfreiheit unerheblich, zu welchem Zeitpunkt diese Teile fest am Rad montiert wurden. Nicht begünstigt sind hingegen Fahrerausrüstungen, wie Helme oder Kleidung sowie austauschbare Geräte (z. B. Smartphones oder Navigationsgeräte).

Diese „zusätzliche“ Überlassungsmöglichkeit ist durch die Steuer- und Beitragsfreiheit besonders vorteilhaft und in der Umsetzung vergleichsweise unkompliziert. Jedoch entstehen hierbei zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber, die nicht auf die profitierenden Beschäftigten umgelegt werden können.

Steuer- und beitragspflichtige Überlassung bei Gehaltsumwandlung

Möchte der Arbeitgeber die mit der Überlassung zusammenhängenden Kosten auf die Beschäftigten umlegen, so ist dies im Rahmen einer Gehaltsumwandlung möglich.

Hierbei verzichten die Mitarbeitenden unter Änderung des Arbeitsvertrages im Vorhinein auf einen Teil der bisherigen Gehaltszahlung. Anstelle des Gehalts gewährt der Arbeitgeber fortan Sachbezüge in Form des Nutzungsrechts an einem Dienstrad. Daraus ergibt sich für die Mitarbeitenden ein geldwerter Vorteil. Dieser ist sowohl lohnsteuerpflichtig als auch in der Sozialversicherung beitragspflichtig.

Steuer- und beitragsrechtliche Begünstigungen können sich hierbei dennoch aus Vorteilen bei der Bewertung des Nutzungsvorteils ergeben. In der Praxis haben sich hierzu vor allem Leasingmodelle etabliert. Da deren Ausgestaltung sehr unterschiedlich sein kann, kommt es regelmäßig auf eine fachkundige Betrachtung im Einzelfall an.

Bedeutung für die Praxis

Jobräder sind in vielen Unternehmen inzwischen Standard. Doch bei der konkreten Umsetzung einer Fahrradüberlassung, insbesondere bei Fahrradleasingmodellen oder der Einbeziehung von Pedelecs und E-Bikes, kann sich im konkreten Fall eine Vielzahl rechtlicher und steuerlicher Fragen stellen. Besonderer Aufmerksamkeit bedarf auch die Umsatzsteuer (siehe auch Umsatzsteuer und Elektrofahrzeuge/-fahrräder). Zudem sind neben den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen regelmäßig auch arbeits- und arbeitsschutzrechtliche sowie ggf. versicherungsrechtliche Aspekte zu beachten.

Autorin

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Steuerfreie Erstattung von Mobilfunkkosten ist bei Gehaltsumwandlung sozialversicherungspflichtig

In unserem Newsletter „Steuern“ 2/2023 hatten wir darüber berichtet, dass die Erstattung von Telefonkosten selbst bei einer Gehaltsumwandlung steuerfrei sein kann. Auf die Sozialversicherung schlägt dies allerdings nicht durch.

Hintergrund

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Beschäftigte zusätzlich zum Gehalt weitere Vorteile bekommen. Nicht selten stellt sich dann die Frage, ob die gewährten Vorteile zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören und wie diese sozialversicherungsrechtlich zu behandeln sind.

Zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden oder ob sie unmittelbar oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.

Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) sind allerdings bestimmte Zuwendungen nicht zum Arbeitsentgelt zu zählen, wenn sie vom Arbeitgeber nach den Regelungen des Steuerrechts lohnsteuerfrei belassen oder pauschal besteuert werden.

Dies gilt in bestimmten Fällen jedoch nur, wenn die Zuwendungen zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden. Für die Steuerfreiheit oder Pauschalbesteuerung bestimmter Zuwendungen sieht bereits das Steuerrecht das Zusätzlichkeitserfordernis vor.

Achtung: Keine vollständige Übereinstimmung von Begünstigungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung

Immerhin gelten mittlerweile inhaltlich weitgehend deckungsgleiche Merkmale für die Erfüllung des Zusätzlichkeitserfordernisses im Steuerrecht einerseits und im Beitragsrecht andererseits. So sind grundsätzlich die Kriterien des steuerrechtlichen Zusätzlichkeitserfordernisses zu prüfen, also auch dann, wenn allein das Beitragsrecht der Sozialversicherung – nicht aber das Steuerrecht – für bestimmte Tatbestände ein Zusätzlichkeitserfordernis verlangt.

Bei Entgeltumwandlungen, die dadurch gekennzeichnet sind, dass Beschäftigte auf einen Teil des bisherigen Gehalts zugunsten anderer Zuwendungen verzichten, fehlt es regelmäßig an der Zusätzlichkeit der neuen Zuwendung. Dabei spielt es keine Rolle, ob auf laufendes oder einmalig gezahltes Entgelt (wie z. B. Weihnachtsgelt oder Boni) verzichtet wird.

Vorsicht ist deshalb geboten, wenn im Wege der Gehaltsumwandlung steuerfeie Zuwendungen gewährt werden, weil dies nicht in jedem Fall auch zur Beitragsfreiheit führen muss.

Dies gilt z. B. für Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (z. B. Laptop, Tablet, Smartphone), die der Arbeitgeber Beschäftigten überlässt. Die Steuerfreiheit ist hier auch nicht gefährdet, wenn die Zuwendungen den Beschäftigten aufgrund einer Gehaltsumwandlung zukommen.

Anders ist es aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht. So ist die Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten an Beschäftigte zur privaten Nutzung nur dann beitragsfrei, wenn die Zuwendungen zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt werden, was bei einer Gehaltsumwandlung gerade nicht der Fall ist.

Bedeutung für die Praxis

Bei steuerfreien und steuerbegünstigten (z. B. pauschal versteuerten) Zuwendungen an Beschäftigte ist stets zu prüfen, ob dies auch die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zur Folge hat. Anderenfalls könnte es leicht geschehen, dass fälschlicherweise Sozialabgaben nicht vollständig abgeführt werden und später Nachzahlungen mit Säumniszuschlägen drohen. Dieses Risiko ist nicht zu unterschätzen, weil in der Praxis doch öfter vereinfachend davon ausgegangen wird, dass steuerfreie Zuwendungen auch abgabenfrei seien.

Autor*innen

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Sargis Terzikyan
Tel.: +49 30 208 88 1579

Steuerliche Risiken lassen sich durch gute Planung und entsprechende Dokumentation vermeiden.
Es kommt immer wieder vor, dass persönliche Ereignisse von Mitgliedern der Geschäftsleitung oder anderen Unternehmensangehörigen mit herausragender Stellung zum Anlass für repräsentative Veranstaltungen des Unternehmens genommen oder mit solchen verbunden werden. Dies kann zu einer Vermischung privater und betrieblicher/unternehmerischer Belange führen.

Aus steuerlicher Sicht stellt sich deshalb bei einer Kostenübernahme durch das Unternehmen die Frage, ob dies aus betrieblichen/unternehmerischen Gründen geschieht oder ob es um eine besondere Ehrung der Person und deren Anerkennung sowie Belohnung geht. Wenn die gefeierte Person nicht nur angestellt, sondern auch am Unternehmen beteiligt ist, gewinnt das Thema an zusätzlicher Brisanz. Dann kann es steuerlich gesehen zu einer verdeckten Gewinnausschüttung kommen.

Verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA) entstehen, wenn Vorteile an Unternehmensbeteiligte fließen, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sind und bei der Gesellschaft zu einer Vermögensminderung oder zu einer verhinderten Vermögensmehrung führen.

Das Finanzgericht (FG) Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass die Aufwendungen eines Arbeitgebers für die Ausrichtung einer Feier am Tag eines runden Geburtstags des Gesellschafter-Geschäftsführers eine vGA darstellen, wenn der Arbeitgeber den Nachweis einer betrieblichen Veranlassung nicht führen kann (Urteil vom 13.12.2022 – 8 K 8102/21).

Hintergrund

Die Frage der Veranlassung einer Feier hat entscheidende Bedeutung für die steuerliche Beurteilung des Sachverhalts.

Eine betriebliche Veranlassung ist gegeben, wenn u. a. folgende Faktoren im Vordergrund stehen:

• die Repräsentation des Unternehmens,
• das Networking mit engen Geschäftsfreunden oder
• die Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter.

In Fällen betrieblicher Veranstaltungen entsteht durch die Übernahme der entstandenen Kosten beim Gesellschafter-Geschäftsführer grundsätzlich keine vGA.

Anders ist es, wenn die gesellschaftsrechtliche Veranlassung im Vordergrund steht und die Aufwendungen eher der Repräsentation des Gesellschafters oder sonstigen privaten Interessen dienen (private Sphäre). Hier unterliegen die angefallenen Kosten dem Abzugsverbot. Bei Übernahme dieser Kosten durch das Unternehmen wäre eine vGA zugunsten des Gesellschafter-Geschäftsführers zu bejahen.

Der Arbeitgeber darf diese Kosten dann nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Sie sind außerbilanziell hinzuzurechnen und erhöhen so den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens.

Allerdings gibt es in der Praxis häufig Fälle, in denen betriebliche Veranstaltungen mit persönlichen Ereignissen, wie runden Geburtstagen von Vorstandsmitgliedern bzw. geschäftsführenden Personen, zusammengelegt werden. Auf diese Konstellationen hat die steuerliche Beurteilung besonders achtzugeben. Es ist entscheidend, ob insoweit Elemente der betrieblichen gegenüber der gesellschaftsrechtlichen bzw. privaten Sphäre überwiegen.

Trotz eines herausgehobenen persönlichen Ereignisses kann sich nämlich aus den übrigen Umständen des Sachverhalts ergeben, dass die Aufwendungen einer Geburtstagsfeier betrieblich veranlasst sind, sofern etwa der Geburtstag nicht das tragende Element der Veranstaltung ist, sondern lediglich „Aufhänger“ für die ansonsten im Vordergrund stehende Repräsentation des Unternehmens.

Keine vGA, soweit betriebliche Veranlassung nachgewiesen

Im entschiedenen Fall folgt das Gericht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH). Demnach ist für die Beurteilung, ob Aufwendungen für die Durchführung einer Feier betrieblich oder privat veranlasst sind, in erster Linie auf den Anlass abzustellen. Zwar ist der Anlass ein erhebliches Indiz, nicht aber das allein entscheidende Kriterium für die Beurteilung der betrieblichen oder privaten Veranlassung. Für die steuerliche Beurteilung sind zusätzliche Faktoren zu berücksichtigen, z. B.:

• Wer tritt als Gastgeber auf?
• Wer sind die Gäste (etwa Freunde und Familienangehörige des Gesellschafter-Geschäftsführers, Kunden und Beschäftigte des Unternehmens, Geschäftspartner, Personen des öffentlichen Lebens)?
• Wurden die Gäste nach geschäftsbezogenen Gesichtspunkten ausgewählt?
• Wie ist der Rahmen der Veranstaltung?
• Wo findet die Feier statt?
• Wie hoch sind die Aufwendungen?

Bei den Gästen kommt es auf die Beziehung zum Gesellschafter-Geschäftsführer an. Ist diese rein beruflich – wie bei Kunden, Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Personen des öffentlichen Lebens –, stellt dies ein Indiz für eine betrieblich veranlasste Feier dar. Hier sollte jedoch berücksichtigt werden, dass eine Einladung von ausgewählten Personen ohne konkrete geschäftsbezogene Gesichtspunkte für eine private Veranlassung sprechen könnte, da oft auch freundschaftliche Verhältnisse im Kollegium bestehen.

Wenn die Eingeladenen überwiegend Freunde und Familienangehörige sind und die Feier in den privaten Räumen des Gesellschafter-Geschäftsführers stattfindet, weist dies wiederum auf eine private Feierlichkeit hin.

Ein Indiz für die betriebliche Veranlassung der Feier wäre demgegenüber die Durchführung der Feier in eigenen Räumen des Unternehmens.

Die Aufwendungshöhe sollte angemessen sein. Daher sollten sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen.

Das FG hat die Kostenübernahme für die Feier anlässlich des runden Geburtstags des Gesellschafter-Geschäftsführers als vGA qualifiziert, da der Arbeitgeber zu den Umständen der Feier (insb. zur Gästeliste) keine Angaben gemacht hatte. Der Arbeitgeber selbst muss die betriebliche Veranlassung nachweisen und die Zweifel hinsichtlich der gesellschaftlichen Veranlassung der Feier ausräumen.

Bedeutung für die Praxis

Die Entscheidung zeigt, wie wichtig eine gute Vorausplanung solcher Veranstaltungen für die Vorhersehbarkeit steuerlicher Folgen ist. Das gilt entsprechend, wenn persönliche Ereignisse von Angestellten, die nicht zugleich am Unternehmen des Arbeitgebers beteiligt sind, gefeiert werden. Dann stellt sich vor allem die Frage, ob es zu lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen kommt.

Die steuerliche Beurteilung ist zwar einzelfallbezogen vorzunehmen, bei der Planung sollten aber die geschilderten Kriterien berücksichtigt und alles entsprechend dokumentiert werden (Gästeliste, Einladung, Rechnung sowie Nachweise zu weiteren Kosten etc.), zumal den Arbeitgeber in bestimmten Fällen eine besondere Aufzeichnungspflicht trifft (§ 4 Abs. 7 EStG). Somit ist es möglich, die Risiken zu reduzieren bzw. unerwünschte steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Wir unterstützen Sie dabei sehr gerne.

Autor*innen

Corina Gräßer
Tel.: +49 30 208 88 1377

Sargis Terzikyan
Tel.: +49 30 208 88 1579

In Zeiten der Digitalisierung wirken Fahrtenbücher in Papierform überholt. Doch elektronische Fahrtenbücher halten der Überprüfung durch das Finanzamt noch längst nicht immer stand. Mit Beschluss vom 12. Januar 2024 (VI B 37/23) hat der Bundesfinanzhof (BFH) erneut die strengen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch bestätigt. Diese betreffen vor allem den Ausschluss nachträglicher Änderungen sowie die Verständlichkeit aus sich heraus.

Hintergrund

Dürfen Beschäftigte Firmenwagen (auch) privat nutzen, dann muss der sich daraus ergebende Vorteil lohnversteuert werden. Dabei kommt in der Regel die sehr pauschale Prozentmethode zur Anwendung. Diese kann allerdings im Einzelfall zur einer vergleichsweise hohen Steuer- und Abgabenbelastung führen. Das kann die individuelle Fahrtenbuchmethode häufig vermeiden. Voraussetzung dafür ist jedoch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, an das die Finanzbehörden sehr strenge Anforderungen stellen.

Die Finanzverwaltung erkennt im Prinzip auch elektronische Fahrtenbücher an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Dementsprechend müssen beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden.

In der Praxis kommt es aber nicht selten vor, dass Arbeitgeber und ihre Beschäftigten auf technische Lösungen zurückgreifen, die das Finanzamt am Ende beanstandet. Das kann sehr unangenehm werden, besonders wenn dies rückwirkend für mehrere Jahre geschieht und einen größeren Fahrzeugbestand betrifft.

Anforderungen des BFH an ein ordnungsgemäß geführtes elektronisches Fahrtenbuch

Für elektronische Fahrtenbücher gelten nach der BFH-Rechtsprechung neben den allgemeinen Anforderungen zu Mindestangaben, Vollständigkeit, Zeitnähe, geschlossener Form (Buchform) usw. vor allem besondere Maßstäbe für den Ausschluss oder zumindest die Dokumentation von nachträglichen Veränderungen.

Eine gewöhnliche Excel-Tabelle ist deshalb bekanntermaßen kein Fahrtenbuch, weil Eintragungen jederzeit beliebig geändert werden können. Dazu hatte der BFH schon vor vielen Jahren ausgeführt: Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genüge nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Im aktuellen Beschluss führte der BFH diese Rechtsprechung fort und entschied, dass es an der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen fehle, wenn sich diese erst durch weitere Abfragen offenlegen lassen, die (nur) dem Systemadministrator möglich sind.

Wie Dokumentation und Offenlegung im Einzelnen (technisch) zu erfolgen haben, hat der BFH nicht im Einzelnen festgelegt. Eine Datei stelle allerdings keine geeignete Aufzeichnungsmethode für ein elektronisches Fahrtenbuch dar, wenn erst weitere Listen oder Abfragen bei Dritten ein geschlossenes Verzeichnis sicherstellen.

Bedeutung für die Praxis

Die Firmenwagenbesteuerung ist ein Standardthema in der Gehaltsabrechnung und bei Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden sowie Sozialversicherungsträger. Dabei werden Fahrtenbücher, die zu einer deutlichen steuerlichen Entlastung führen können, in der Regel besonders streng unter die Lupe genommen und häufig verworfen. Dann trifft den Arbeitgeber nicht selten ein hohes Haftungsrisiko. Um dem vorzubeugen, greifen inzwischen viele Unternehmen auf elektronische Fahrtenbücher zurück. Doch nicht jede digitale Methode ist geeignet, den Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher gerecht zu werden. Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch sind vergleichsweise streng, aber nicht identisch. Deshalb sind Arbeitgeber gut beraten, vor Anwendung der Fahrtenbuchmethode und der Einführung elektronischer Fahrtenbücher sehr genau zu prüfen, ob den steuerlichen Anforderungen Genüge getan wird.

Autor*innen

Ines Otte
Tel.: +49 30 208 88 1354

Sargis Terzikyan
Tel.: +49 30 208 88 1579